• Главная
  • Блог
  • Как эффективно оптимизировать штат: критерии и инструменты
  • fullImage

Как эффективно оптимизировать штат: критерии и инструменты

29.04 2020

Пандемия неизбежно влечет за собой экономический спад и массовые сокращения. Только в США за март без работы осталось более 3-х миллионов человек. В Украине и России прогнозируют цифры поменьше, но волны сокращений не избежать. Ситуация патовая как для людей, так и для бизнеса. Ведь вместе с сотрудниками компании теряют самое ценное — их навыки, которые были ее конкурентным преимуществом. И, возможно, шансом на выживание в кризис.

Сложнее всего в эту пору HR-отделам. Им нужно оценить профессионализм сотрудников на «удаленке» и в офисе, чтобы выявить кандидатов на сокращение и оптимизировать штат без потери ключевых специалистов. Как это сделать безболезненно и прозрачно с помощью различных методов и digital-инструментов — читайте в материале.

Как определить кандидатов на увольнение

Когда сверху поступает распоряжение «сократить 20%», важно не торопиться со списками на увольнение. В спешке можно потерять ценных людей. Но и тянуть слишком не стоит, ведь о предстоящих сокращениях нужно сказать персоналу заранее (согласно процедуре: за 2 месяца в Украине и РФ, и за 1 месяц — в Казахстане).

Оптимальный способ определить кандидатов на сокращения — это разделить всех работников на 3 категории: ключевые, эффективные и неэффективные сотрудники. Такой метод предложили еще в 2008 году эксперты «Total HR Consulting» на одной из пресс-конференций, посвященной вопросам массовых сокращений в кризис.

Кто входит в эти 3 категории:

  • неэффективные сотрудники — те, кто систематически срывает сроки, не справляется с задачами, и у кого нет потенциала для развития
  • эффективные и перспективные сотрудники, которых компания не в силах обеспечить работой в силу сложившихся обстоятельств
  • ключевые сотрудники — сюда входят те, без кого бизнес точно встанет. И опытные специалисты, работу которых некому перепоручить — их нужно оставить.

Например, нельзя уволить инженера, который единственный на фирме умеет проектировать пресс-формы. Технолога, отвечающего за важную часть производства. Или бухгалтера, на котором просчет материальных ценностей фирмы. Хотя многие компании так и делают — первым делом увольняют именно «бойцов невидимого фронта», и тем самым уничтожают производительность в отдельных подразделениях.

При таком распределении важно учитывать всех: и линейных сотрудников, и руководителей. Понять, насколько на них завязаны ключевые процессы, клиенты и навыки. И соблюдать баланс. Если в компании топов — 5%, мидл-менеджеров — 10%, а остальные — рядовые исполнители, то такую же пропорцию нужно сохранить при оптимизации штата.

В некоторых компаниях руководители в «текучке» почти не участвуют и лишь контролируют работу, которая проделывается внизу. В таких организациях рядовые работники являются центрами компетенций. Поэтому часто преимущественное право продолжить работу в компании остается у квалифицированных специалистов с высокой выработкой.

Кто имеет право остаться в компании

Проверка наличия преимущественного права на оставление — обязательная процедура при сокращении численности штата. Определяются специалисты с таким правом, в первую очередь, по закону: в РФ и Республике Казахстан — Трудовым Кодексом, и по КЗоТ — в Украине.

  • Под защитой государства всегда беременные женщины, работницы в декрете, матери-одиночки, опекуны и льготники.
  • В России согласно ст. 179 ТК РФ при равной производительности труда и квалификации преимущество в оставлении имеют семейные сотрудники, участники боевых действий, работники, получившие производственную травму. И те, кто повышал квалификацию без отрыва от работы.
  • По КЗоТ Украины, помимо вышеперечисленных категорий, еще дополнительный приоритет есть у авторов изобретений, членов профсоюза. И у молодых специалистов, выпускников государственных вузов, которые пришли на предприятие по заявке, но еще не отработали положенные 3 года.
  • В Казахстане отдельно законом защищены специалисты предпенсионного возраста (об этом говорится в статье 53, п.1 ТК РК).

Любая частная компания вправе расширить этот перечень и прописать в коллективном договоре другие категории работников с преимущественным правом на оставление. Например, может защитить от сокращений лояльных специалистов, проработавших в компании более 10 лет.

Чтобы выявить сотрудников с преимущественным правом, необходимо оценить квалификацию и профессионализм всего персонала. Законодательство хоть и определяет категории специалистов с таким правом, но не дает четких правил оценки их квалификации и производительности. Поэтому предприятие вправе выбрать свои показатели. Это могут быть:

  • образование специалиста — наличие высшего или дополнительного профессионального образования, международных сертификатов, дипломов и свидетельств о повышении квалификации;
  • стаж работы на определенной должности, применение в работе знаний и достижений;
  • производительность труда — выполнение плана, KPI и норм выработки;
  • оценка вклада в компанию — поощрения за успехи, участие в проектах, вовлеченность, новаторство;
  • личные характеристики — уровень коммуникабельности, наличие дисциплинарных взысканий и пр.

Подтверждение низкой квалификации и эффективности специалиста при сокращениях необходимы компании для подстраховки. Если дело дойдет до суда, такие доказательства помогут подтвердить отсутствие у работника преимущественного права и обосновать законность его сокращения.

Инструменты HR-менеджера для объективных сокращений

Получить весомые заключения об оценке квалификации и продуктивности сотрудников важно в виде отчетов и аналитики. Мы отобрали некоторые HR-инструменты, которые позволяют сделать это дистанционно.

  • Онлайн-тестирование hard skills

Самый быстрый способ оценить профессиональные навыки специалистов и получить заключение об их квалификации. Например, на Finassessment можно протестировать весь финансовый отдел менее, чем за 1 час. Для этого есть готовые тесты по навыкам (на digital-платформе их более 700). Или можно составить свои тесты в «Матрице навыков» по должностям, совершенно не разбираясь в нюансах работы финансовых специалистов.

Например, в отделе бухгалтерии есть 2 специалиста, которые выполняют одинаковые обязанности, и нужно выбрать, кого из них сократить. Назначаем им на почту тесты по профильному направлению (например, МСФО, бухучет, налоги). Это можно сделать в разделе «Тестирование». Если есть дополнительные обязанности — создаем тест с помощью подсказок в «Матрице навыков». Сотрудники проходят тесты в назначенное время и вы сразу же получаете результаты. Они приходят в виде развернутой аналитики и содержат информацию о навыках бухгалтеров в разрезе теории и практики, а также рекомендации по их повышению. Осталось сравнить результаты и отобрать лучшего.

Онлайн-тестирование hard skills

По таким детальным отчетам в Finassessment легко определить кандидатов на сокращение в финансовом отделе, не особо вникая в суть их работы

Кстати, после регистрации в Finassessment можно назначить 1 тест по hard skills бесплатно. Это поможет оценить пользу digital-платформы в период оптимизации штата.

Зарегистрироваться и получить 1 тест бесплатно
  • Тестирование с прокторингом

Организовать тестирование для удаленных сотрудников лучше с прокторингом. Это позволит лично проконтролировать процесс сдачи тестов и выявить недобросовестных работников. Прокторинг — это такая система, которая позволяет во время тестирования следить за каждым движением специалиста с помощью веб-камеры. И одновременно видеть, что происходит на мониторе его компьютера. Любые нарушения (использование шпаргалок, поиск подсказок в интернете или помощь 3-х лиц) во время прокторинга фиксируются и могут быть использованы в спорных вопросах при сокращениях. В Finassessment назначить тест с прокторингом можно в разделе “Тестирование” на любом тарифе.

  • Видеоинтервью по компетенциям

Его часто проводят при найме, но можно использовать и для оценки персонала при сокращениях. Во время интервью сотруднику можно предложить привести примеры из практики по заранее описанным компетенциям. По его ответам и реакциям будет видно, насколько он уверен в себе, хорошо ли знает свою работу и как применяет навыки на деле.

В Finassessment видеособеседование можно провести совершенно бесплатно на любом тарифе. При этом вы получаете запись каждого разговора, которая может стать весомым доказательством низкой квалификации специалиста.

  • Учет рабочего времени и оценка продуктивности

Как говорилось ранее, под сокращение первыми попадают те, кто не справляется с задачами и затягивает сроки. Проконтролировать, чем занимаются специалисты на удаленной работе, помогут различные сервисы учета рабочего времени. Многие из них абсолютно бесплатны. Например, Gmail Time Tracker — контролирует все действия в Gmail, сервис TopTracker — позволяет делать скриншоты экрана, снимки с веб-камеры и отслеживать уровень деятельности удаленщика. А через RescueTime можно следить за активностью браузера и запущенных приложений на компьютере сотрудника. Используя такие сервисы, можно легко выявить бездельников и получить весомые аргументы для сокращений.

  • Оценка soft skills сотрудников

При сокращении штата важно оценить личные качества специалистов, чтобы выявить конфликтных и неперспективных специалистов. Оценить личные качества сотрудников можно с помощью опросников или тестов. Например, в компании «Google» часто используют различные онлайн-анкеты для сбора информации о сотрудниках. Если вы любите такую форму работы — используйте Google forms, Survey monkey или Gallup Q12. Последний позволяет оценить вовлеченность сотрудников в процессы компании и выявить безынициативных. Если вам по душе тесты — используйте Finassessment. На digital-платформе можно оценить целый ряд soft skills специалистов. Причем с любым тарифом такие тесты идут бесплатно!

Почему важно оценивать soft skills персонала перед массовым сокращением? Например, в одной компании сократили менеджера по продажам, посчитав его недостаточно продуктивным. Тот решил, что с ним поступили несправедливо, и «увел» с собой базу клиентов к конкурентам. Если бы компания оценила не только профессиональные, но и личностные качества менеджера перед увольнением, то смогла бы избежать финансовых убытков и неприятностей в будущем.

Используя различные методы оценки персонала и digital-инструменты Finassessment можно проанализировать эффективность каждого работника без особых затрат времени. Выявить ключевых специалистов, на которых держатся все бизнес-процессы, и по-честному избавиться от «балласта». И самое главное — получить достаточно доказательств для проведения справедливой и прозрачной оптимизации штата во время кризиса.


Екатерина Нестеренко

Автор: Екатерина Нестеренко

Редактор тематического блога проекта Finassessment

Рекомендуем посмотреть бесплатный мастер-класс

Оценка соискателей и управление персоналом на основе DISC и Мotivators