Короткая статья, рассказывающая о том, что такое управление знаниями (knowledge management) и зачем это нужно вашей компании.
Предположим, вам необходимо знать, как спроектирована ваша клиентская база данных и как извлечь из неё определенный отчет. Может быть, вам нужно знать лучший способ убедить топ – менеджеров утвердить бизнес – кейс. Или даже, может быть, вам хотелось бы знать, как ваш босс предпочитает получать плохие новости, чтобы предоставить их ему настолько безболезненно, насколько это возможно.
Все эти вещи требуют специальных знаний. Независимо от того, в чем состоит ваша работа, вам необходимы знания, если вы собираетесь делать её хорошо.
Большинству из нас необходимы знания в той или иной степени, чтобы хорошо делать свою работу.
Вопросы кажутся несложными, не так ли? Но как справиться со всеми этими знаниями, которые существуют в вашей организации? Если у вас есть вопрос, вам легко найти на него ответ? Или вы должны искать в течение часов или дней, чтобы найти то, что вам нужно? Вот почему организациям необходимо управление знаниями.
Управление знаниями является практикой организации, хранения и обмена жизненно важной информации, так чтобы каждый мог извлечь выгоду от её использования. В этой статье мы рассмотрим, что представляет собой управление знаниями, и как вы можете начать организовывать знания в вашей организации, тем самым экономя деньги и повышая производительность.
Что такое знания?
Такие слова, как «данные», «информация» и «знания» часто используются как синонимы. Но есть некоторые важные различия:
Данные — это конкретный факт без какого-либо контекста. Например, число 1000 представляет собой фрагмент данных, так же как имя Том Смит. Без всего прочего, без контекста определяющего их, эти два элемента данных не имеют смысла.
Информация — это данные, которые организованы. Например, «Том Смит является генеральным директором» и «1000 виджетов» — части информации. Мы имеем больше деталей, так что теперь данные имеют для нас смысл.
Знание основывается на информации и даёт нам контекст. Знание — это «Том Смит является генеральным директором крупнейшего конкурента нашей компании, и его компания производит 1000 виджетов в час.»
Основным различием между знанием и информацией является то, что знание дает нам возможность принять меры. Мы можем использовать его.
Есть также два различных типа знания, явное (эксплицитное) и неявное (тацитное):
Явное или эксплицитное знание включает в себя вещи, которые вы можете легко передать кому – то другому, обучая его, или поместить в базу данных или книгу. Когда вы объясняете протоколы безопасности вашей компании новому члену команды, это демонстрация явных знаний.
Неявные или тацитные знания меньше поддаются количественной оценке. Это когда вы знаете, что лучший клиент вашей компании не будет заключать сделку, если вы не пойдёте играть с ним в гольф. Или, когда вы знаете, что самый маленький поставщик вашего отдела является одновременно и самым надежным, но только если вы разместите свой заказ до 15 числа каждого месяца. Это знание, которое чаще всего вы заработали собственным опытом. Это материал, который Вы знаете, но не обязательно знаете, что вы это знаете.
Выгоды управления знаниями
Основным преимуществом управления знаниями является то, что информация легко распределяется между сотрудниками, и это знание не теряется, если кто – то отправляется в отпуск, заболевает или покидает компанию.
Это может привести к существенной экономии в организации. Люди смогут легко включаться и набирать скорость, и ценные активы — знания — никогда не потеряются (а это значит, что вы не потеряете время и деньги в ситуациях, когда люди должны быстро изучить новую информацию) и могут быть использованы максимально эффективно.
Поскольку идеи могут быть легко донесены до всех, управление знаниями может также увеличить инновации и помочь создать лучшие отношения с клиентами. А если компания имеет глобальную команду, управление знаниями может создать мощные эффекты сотрудничества, когда все эти различные культуры собираются вместе и делятся активами.
Управление знаниями дает сотрудникам знания, которые они могут использовать, чтобы делать свою работу лучше. Это делает их более продуктивными.
Внедрение управления знаниями.
Есть два различных способа управления знаниями: с использованием систем на основе цифровых технологий или с использованием мягких систем.
Системы, основанные на технологиях — могут включать в себя совместную вики, где каждый может добавлять и редактировать информацию. Или могут включать в себя программы или базы данных в локальной сети компании, где информация организована таким образом, чтобы каждый мог получить к ней доступ.
Любая цифровая система будет иметь проблемы. Например, кто будет управлять проектом? Кто будет держать информацию в актуальном состоянии? Как люди будут получать доступ к информации?
Здесь нет одного подхода для всех. Каждая компания и культура будут выстраивать свой способ.
Мягкие системы — это такие подходы, в рамках которых имеют место конкретные действия или встречи для обмена знаниями, и помощь людям в налаживании контактов и способности делиться друг с другом.
Рассмотрим следующие методы, как часть систем мягкого управления знаниями:
- Следование за кем –то.
- Наставничество.
- Кросс-тренинг.
- Мгновенный обмен сообщениями и интранет – форумы.
- Конкретные действия, такие как отчеты после значимых событий и комментарии после того, как проект завершен.
- Следование за кем –то.
- Наставничество.
- Кросс-тренинг.
- Мгновенный обмен сообщениями и интранет – форумы.
- Конкретные действия, такие как отчеты после значимых событий и комментарии после того, как проект завершен.
- Добровольные группы или сообщества, которые помогают членам делать схожую работу в различных областях, а потом встречаться в неформальной обстановке и обмениваться информацией.
Имейте в виду, что системы управления знаниями на базе технологий прекрасно справляются при работе с явными знаниями, но не так хороши, когда речь заходит о неявных знаниях. С неявными знаниями лучше работают мягкие системы, вроде тех, что перечислены выше.
Поэтому практики управления знаниями должны попытаться использовать оба подхода.
Советы для внедрения систем управления знаниями.
Начните с определения неявных знаний — многие организации считают, что определение тацитных знаний является самой большой сложностью. При внедрении системы управления знаниями в вашем отделе или компании, начните с мозгового штурма с вашей командой, чтобы выработать идеи, как выявлять неявные знания.
Начните с небольшой командой — многие организации считают, что определение тацитных знаний является самой большой сложностью. При внедрении системы управлен — очень легко оказаться перегруженными количеством знаний, которые необходимо использовать. Начните с небольшой группой, в одном отделе, и далее распространяйте практику. Это поможет вам разобраться, какую информацию вы хотите сохранить, и как вы хотели бы её организовать.
Помогите сотрудникам принять идею и почувствовать себя комфортно в ходе совместного использования знаний — может быть довольно трудно «продать» управление знаниями вашей команде. В конце концов, вы просите людей поделиться своим трудом добытыми знаниями и опытом, то есть теми вещами, которые делают их ценным для компании (и это может быть мощным стимулом для людей, чтобы не делиться своими знаниями!).
Сделайте обмен знаниями частью культуры компании, а также тем, что делает каждый. Это поможет вам постепенно вовлечь всех членов команды. И рассмотрите вопрос о включении обмена знаниями в свой формальный подход к управлению эффективностью, так, что бы люди получали вознаграждение за обмен информацией.
Сделайте обмен информацией максимально простым для сотрудников — так, чтобы каждый был занят. Если быть частью программы управления знаниями трудно или отнимает много времени, люди не захотят участвовать. Чем проще им будет принимать участие, тем более вероятно, что вы добьётесь успеха.
Создайте план выхода на пенсию членов команды — выход на пенсию является одной из основных причин, почему так много организаций пытаются быстро внедрять системы управления знаниями прямо сейчас. Если вы работаете с поколением бэби – бумеров, которые сейчас выходят на пенсии, то имеет смысл начать собирать свой опыт в первую очередь.
Ключевые моменты
Управление знаниями приобретает все большее значение для организаций. Наличие эффективной системы управления знаниями защищает не только доходы, оно также может улучшить удержание сотрудников, повысить производительность труда, а также способствовать внедрению инноваций.
Системы управления знаниями должны попытаться реализовать подход из двух частей: с использованием баз данных или вики, чтобы собрать явное знание, и большее связывание и улучшение коммуникаций коллег друг с другом, чтобы подвигнуть их делиться неявными знаниями.
Данный материал (как текст, так и изображения) является объектом авторского
права. Любые перепечатки полностью или частично только с активной ссылкой на
материал.
Источник:
talent-management.com.ua
