Более 25% новичков увольняются в первые 3 месяца, потому что никто не занимался их адаптацией в компании. Таковы результаты опроса кадрового агентства Robert Half & Associates. Удержать ценные кадры помогает онбординг — система адаптации новичков в компании, которая выходит далеко за рамки первого дня работы. В статье вы найдете чек-лист и советы, как правильно организовать программу онбординга в офисе и на удаленке с примерами известных компаний.
Что такое онбординг и зачем он нужен в компании
«Onboarding» с английского означает «посадка на борт». Как стюардессы сопровождают пассажиров во время полета (указывают место в салоне, инструктируют и приносят напитки), так HR-менеджеры, руководители и старшие коллеги помогают новичкам быстрее освоиться в компании и войти в должность без стресса.
Во время онбординга новичок постепенно знакомится с продуктами компании, коллективом, погружается в рабочие задачи. Занимает такой процесс далеко не пару дней, и даже не месяц, как думают многие. Команде нужно немало вложиться, чтобы новый сотрудник начал работать самостоятельно и продуктивно. Зато, при удачной адаптации, новичок легче включается в работу и долго приносит пользу бизнесу.
Отличный пример онбординга в компании Икеа. Там с первого дня стажеров ведут опытные коллеги-наставники — так называемые, buddy. В первый день наставник помогает новому сотруднику оформить документы, проводит инструктаж, знакомит с политикой компании и коллегами. В остальные дни поддерживает и помогает с рабочими задачами. Все новички в Икеа проходят квесты по магазину, где за пару часов нужно пройти определенный маршрут, по пути сделать селфи и узнать у коллег, чем они занимаются. При этом все в компании общаются на «ты», что способствует более открытому общению.
Адаптация нужна не только штатным специалистам, но и удаленным. Вторым даже больше, ведь они оторваны от команды и поэтому им сложнее на первых порах разобраться с инструментами и правилами компании.
Как ввести новичка в компанию
Чтобы новый человек вошел в должность без лишнего стресса, составьте план адаптации вместе с его непосредственным руководителем и разделите весь процесс на несколько этапов. Для вашего удобства мы составили чек-лист, что нужно сделать в первые 3 месяца адаптации нового сотрудника. Как вы понимаете, самыми важными и непростыми будут первые дни работы.
Для сравнения — вот так выглядит чек-лист онбординга в EnglishDom.
/>
В EnglishDom новичков с первого дня вводят в курс дел, обучают и всячески поощряют к новым успехам
Чтобы все прошло гладко, вот несколько советов с примерами крупных компаний, как процесс адаптации сделать комфортным и продуктивным.
- В первый же день постарайтесь влюбить новичка в ваш бренд. Расскажите о компании, что она предлагает и кому полезна — это первое, что должен понимать стажер.
- Если в компании массовый набор, организуйте welcome-тренинг, как это делают в LOréal. В корпорации топ-менеджеры и сотрудники HR-службы проводят трехдневный тренинг Discovery для новичков, где знакомят их с историей бренда, продуктами, устраивают конкурсы. Попросите руководство записать историю компании на видео, чтобы отправлять удаленным сотрудникам.
- Сделайте welcome book — такой справочник для новичков, который расскажет все об организационной структуре компании, условиях работы и оплаты труда. Хорошо бы в него добавить полезные ссылки на корпоративные ресурсы, ответы на частые вопросы и контакты коллег. А еще — поделиться ценностями бренда. Сеть пиццерий «Додо Пицца» создала «Додо книгу», в которой рассказывает о ценностях компании через реальные истории сотрудников: например, как верить на слово клиентам или почему стоит выбрасывать просрочку.
Сеть пиццерий «Додо Пицца» раскрывает ценности компании через истории сотрудников
- Подарите что-нибудь. Это сделает первый день запоминающимся. Самое простое — положить на рабочий стол сувенир с корпоративной символикой. Например, в Яндексе новичкам дарят сумку с сувенирами и блокнот с чек-листом, что нужно сделать в первые дни работы. А в Mail.ru Group новичков балуют коробочкой печенья.
- Назначьте наставника (baddy). Пользу наставничества в компании хорошо описали в докладе Lamoda. Старший напарник вводит новичка в курс дела, знакомит с коллегами, объясняет, что к чему в компании.
Доклад Lamoda про онбординг в компании на конференции TeamLead Conf 2020
- Подготовьте рабочее место, документацию и необходимые инструкции для работы. Если сотрудник на удаленке — составьте онлайн-чеклист или запишите видео-гайд по работе с инструментами, которые ему пригодятся.
- У сотрудника должна быть связь с ключевыми лицами компании. Дайте ему инструментарий и контакты для удобной связи с HR-отделом и другими подразделениями. Составьте график встреч с коллегами. Это поможет наладить коммуникацию и быстрее включить новичка в жизнь компании. Например, в Disney новичок получает приветственное письмо от гендиректора, с которым он может раз в месяц пообщаться лично. И чек-лист со списком людей из разных отделов, с кем он должен встретиться. После каждой встречи стажер не ставит на листе обычную галочку, а закрашивает изображение Микки Мауса.
Помните, что сроки адаптации зависят от характера новичка, специфики его работы и опытности. Выпускники вузов и те, кто давно не менял работу, адаптируются до 6 месяцев, а более опытные работники могут войти в курс дела за пару недель. Чтобы не упустить момент, когда пора отпускать сотрудника в «свободное плаванье», установите дни «икс», в которые вы будете отслеживать успехи новичка и постепенно повышать уровень его вовлеченности.
Как поддержать и мотивировать новичков на удаленке
На одном знакомстве с компанией онбординг не заканчивается. На стажировке новичок вполне может соблазниться на более интересное предложение от конкурентов. Поэтому одна из ключевых задач адаптации — не только ввести работника в компанию, но и завоевать его лояльность.
Тут пригодятся как известные инструменты материальной мотивации (карьерный рост, повышение зарплаты, премии), так и действенные неденежные «плюшки»: медстраховка, участие в корпоративных мероприятиях, обучение, признание заслуг и пр. Эти методы используют все крупные компании. Например, Google и Facebook практикуют total retention — комплексный подход, который предполагает повышение зарплаты и премии за достижения, гибкий график work-life balance на удаленке и в офисе. Если сотрудник не прошел испытательный срок, ему помогают найти новую работу.
Обучение, кстати, входит в тройку самых мощных инструментов мотивации по данным исследования Kelly Services «Мотивация персонала». Обучайте новеньких сотрудников, так они поймут, что нужны компании, могут в ней развиваться и расти. Спланировать обучение финансовых специалистов можно в личном кабинете Finassessment двумя способами:
- протестировать hard skills сотрудников и по результатам тестов самостоятельно подобрать дистанционные курсы повышения квалификации (например, можно посмотреть курсы повышения квалификации бухгалтеров и финансовых специалистов Финансовой Академии Актив)
- либо оставить запрос в разделе «Корпоративным клиентам» и получить на почту полный расчет стоимости организации обучения персонала.
Многие компании остались на удаленке, из-за чего эмоциональная связь в коллективе «притупилась». Присмотритесь к инструментам мотивации, которые используют компании из Кремниевой долины. Возможно, это подскажет вам, как поддержать новичков в офисе и на удаленке.
- Компания Nimbus Therapeutics до пандемии бесплатно кормила сотрудников и выдавала им абонементы в спа-салоны. Теперь работники Nimbus несколько раз в неделю по Zoom учатся играть на гитаре укулеле
- Rome Therapeutics проводит для сотрудников бесплатные стендап-шоу в Zoom и удаленные кулинарные мастер-классы.
- Некоторые компании предлагают новым сотрудникам подписку на Netflix, а на дом отправляют шейный массажер и умные колонки.
Чтобы укрепить командный дух на карантине интернет-магазин Zappos отправляет сотрудникам на дом праздничные комплекты (туда входили одежда, закуски, конфетти из материалов для баннеров). И наборы для выращивания сада (каждый желающий может показать свой бонсай в корпоративном чате Slack). Компания также создала виртуальную комнату для чаепития, где работники могут пообщаться с коллегами на обеде.
Подобная поддержка со стороны компаний помогает новичку быстрее освоиться и влиться в коллектив. Но самое главное на испытательном сроке — это поддержать всяческую инициативу новичков. Вспомните себя на стажировке, как поначалу старались понравиться коллегам, брали на себя амбициозные задачи, чтобы доказать, что можете с ними справиться. Подобный запал есть у каждого новичка, заинтересованного в работе. Организуйте онбординг так, чтобы сохранить этот «огонь» и сотрудник останется в компании на долгие годы.
