Как интегрировать Full Time Remote команды в компанию

Эта статья посвящена управлению удаленной командой: от создания онлайн-пространства для работы — до организации совместного досуга.

Онлайн-формат работы подойдет не каждой компании. Поэтому вначале стоит проверить, готова ли фирма к взаимодействию с удаленной командой. Для этого можно ответить на вопросы:

1. В компании считают, что результат работы сотрудника важнее четкого выполнения графика?
2. Умеют ли менеджеры вдохновлять и объединять целью?
3. Согласно ли руководство на автоматизацию рабочих процессов и регулярные изменения?
4. Умеют ли менеджеры хвалить, направлять и поддерживать?
5. Заинтересовано ли руководство и собственники в масштабировании компании? Предлагают сотрудникам возможность профессионального и карьерного роста?

Если на большинство из этих вопросов ответили «да», то работа с удаленщиками компании подойдет. Теперь надо разобраться, как ее грамотно выстроить. Создание удаленной работы разбивают на этапы:

• Организация рабочего пространства для удаленной работы сотрудников
• Определение графика работы
• Измерение результатов
• Прием новых сотрудников в команду удаленного доступа

Организация рабочего пространства для удаленной работы сотрудников

Вначале создают виртуальное пространство для работы. Здесь сотрудники будут получать и обсуждать задания, следить за прогрессом задач и сдавать готовые проекты.

Чтобы работа удаленных сотрудников была успешной, кроме рабочих моментов сразу планируют возможности для досуга. Дружеские отношения в коллективе повышают комфорт сотрудников, их мотивацию и производительность труда. В офисе всегда есть возможность сделать 5-минутный перерыв: пошутить с коллегами и обсудить планы на вечер. Поэтому для онлайна также продумывают альтернативные варианты отдыха.

Например, если основные рабочие вопросы коллектив решает в Skype, то создают отдельный чат для общения по личным темам. Здесь сотрудники делятся новостями, мемами и ссылками на смешные видео с YouTube.

У сотрудников компании ABBYY группа отдыха используется для настольных игр, обсуждения конференций Ted Talks и спортивных соревнований.
Основатель ABBYY Давид Ян советует создать в Zoom комнату-кофейню, которая будет открыта для всех во время перерыва. В нее можно зайти, чтобы поболтать с коллегами, попивая кофе.
А коллектив EdMarket посещает онлайн-уроки рисования и английского разговорного клуба. На дни рождения у них принято отправлять подарки со смыслом.

Кроме онлайн-пространства проверяют, что рабочие места дома у сотрудников укомплектованы всем необходимым. Для удаленной работы понадобятся:

• рабочий стол с хорошим освещением;
• компьютер или ноутбук с достаточной мощностью, гарнитура, камера;
• высокоскоростной интернет и резервный канал, например, мобильный интернет или возможность подключится к соседям.

Определение графика работы

Удаленное управление начинают с формулировки конкретных ожиданий от команды. Тогда сотрудникам будет на что опираться, если возникнут спорных вопросов.

Поскольку работа из дому имеет свои особенности, стараются запланировать долю гибких рабочих часов. Для этого выстраивают цели и раскладывают их на этапы: неделю, месяц, квартал. Далее определяют KPI для членов команды и дедлайны по задачам. Когда сотрудники выполняют задания в срок, то не так уж важно, тратят они на это 8 часов в день или 6.

Если в команде есть люди из разных часовых поясов, то планируют слот времени, когда работают все члены коллектива. На эти часы назначают совещания и групповые созвоны.

В компании WebPromoExperts есть часы тишины. В это время не проводят созвоны и коллективные обсуждения — каждый занимается своими задачами. В случае появления незапланированных срочных вопросов — обращаются к коллеге в мессенджер или звонят по телефону.

Измерение результатов

Чтобы видеть продуктивность членов команды, разрабатывают показатели, с помощью которых можно через месяц, а не через полгода узнать качество работы сотрудников. И запрашивают ежемесячные отчеты. По ним определяют, как команда справляется с поставленными задачами.

Для удаленных сотрудников важна качественная обратная связь. Без нее непонятно, насколько их результаты повлияли на работу компании. Объяснение участникам команды их вклада в успех фирмы повышает мотивацию, стремление к профессиональному росту, а также доверие и удовлетворенность.

Поэтому проводят регулярные индивидуальные совещания с сотрудниками. На них обсуждают результаты выполненных проектов и ставят новые задачи. При постановке задач объясняют не только «что», но и «зачем» надо сделать. Понимание целей работы повышает заинтересованность и качество работы сотрудников.

Если задания выдают устно, то после созвона их сразу документируют. Например, создают задачу в Trello.

Прием новых сотрудников в команду удаленного доступа

Перед расширением удаленного коллектива разрабатывают программу обучения. В нее включают советы и видеоуроки. Выделяют наставника, который будет отвечать за новичка. Наставника и руководителя отдела предупреждают, чтобы стажер получал регулярную обратную связь. Не только письменно, но и во время созвонов, а еще лучше — видеозвонков.

Чтобы новичкам было легче влиться в коллектив, сотрудники EdMarket создали короткий ритуал знакомства: каждый из них рассказывает, чем занимается и из какого города работает.

Но удаленный формат подойдет не каждому. Поэтому после проверки профессиональных компетенций не спешат сразу брать кандидата в штат. Сначала договариваются о пробном периоде — неделя, 10 дней или месяц. За это время можно понять, какими мягкими навыками обладает кандидат и подходит ли он команде.

Пример заданий, которые помогут проверить необходимые навыки.

1. Составить список идей, расписать этапы решения задачи.
2. Сделать задачу в программе или сервисе, которые использует команда, но еще не знакомы кандидату. При этом наставник наблюдает, как быстро стажер разберется, и проверяет качество выполненной работы.
3. Дать совместный проект и посмотреть, как кандидат взаимодействует с остальной командой. После завершения работы руководитель собирает обратную связь от коллектива по поводу новичка.
4. Дать задачу, превышающую компетенции и зону ответственности кандидата, и понаблюдать за ним.

Резюме

Чтобы организовать работу удаленных сотрудников, необходимо:

1. Определить, какие сервисы нужны для выполнения задач, и настроить к ним доступ для всей команды.
2. Согласовать с членами команды график работы.
3. Продумать KPI, которые обеспечат эффективную работу команды.
4. Заранее разработать программу для обучения новых сотрудников.
5. Помнить, что удаленной команде нужны дополнительные усилия по сохранению отношений. Рассказывать сотрудникам, как они влияют на успех компании. Не скупиться на личную обратную связь и организовывать внерабочие активности для совместного онлайн-отдыха.